ชื่อผลงาน : ระบบติดตามการดำเนินงานโครงการบริการวิชาการผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

1. บทคัดย่อ

การพัฒนางานนี้มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญ เพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพระบบการติดตามการดำเนินงานโครงการบริการวิชาการให้สามารถรายงานผลการติดตามให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วได้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะโครงการบริการวิชาการจากหน่วยงานภายนอก ยังไม่มีระบบการติดตามเหมือนแหล่งทุนภายในของมหาวิทยาลัย ที่มีการติดตามเป็นรายไตรมาสทุก 3เดือน ดังนั้น จึงมีแนวคิดในการพัฒนาระบบติดตามโครงการบริการวิชาการ โดยการต่อยอดจากเว็บไซต์ระบบติดตามการเบิกจ่ายโครงการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมที่มีอยู่ และนำมาเชื่อมโยงในลิงค์ของ Google Drive เพื่อให้หัวหน้าโครงการได้ส่งข้อมูลผ่านระบบดังกล่าว เมื่อได้ทดลองนำระบบดังกล่าวในการใช้งานกับโครงการบริการวิชาการจากแหล่งทุนภายนอก ประจำปีงบประมาณ 2565 และได้ทำการประเมินความพึงพอใจของหัวหน้าโครงการบริการวิชาการทั้งหมด พบว่า ความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบของระบบ มีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.19และความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของระบบ มีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.13 จากคะแนนเต็ม 5  อยู่ในระดับดี ทั้งสองด้าน นอกจากนี้พบว่า จากโครงการทั้งหมด 6 โครงการมีเบิกจ่ายเงินงวดเป็นตามสัญญาทั้ง 6โครงการ คิดเป็นร้อยละ 100 และมี 3 โครงการที่ปิดการดำเนินงานตามสัญญาแล้ว

2. บทนำ

ตามที่สำนักงานตรวจสอบภายในของมหาวิทยาลัยได้เข้ามาตรวจสอบ ระบบการติดตามการดำเนินงานโครงการบริการวิชาการ ประจำปีงบประมาณ 2564 ของคณะ ทั้งในส่วนของรายงานผลการดำเนินงานและรายงานทางการเงิน ซึ่งได้ให้ข้อเสนอแนะคณะควรมีการปรับปรุงระบบติดตามโครงการฯ ทั้งในส่วนของโครงการจากแหล่งทุนภายในและภายนอก ให้มีแนวทางเดียวกัน และควรจะมีการรายงานผลการติดตามให้ผู้บริหารของคณะทราบเพื่อจะสามารถกำกับติดตามการดำเนินงานได้อย่างเหมาะสม ดังนั้น เพื่อให้มีการพัฒนาระบบติดตามได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว งานวิจัยและบริการวิชาการ จึงได้พัฒนาระบบติดตามการดำเนินงานโครงการบริการวิชาการผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพระบบการติดตามและการรายงานผลการติดตามให้เกิดสะดวกและรวดเร็วได้ดียิ่งขึ้น จึงเป็นที่มาในการปรับปรุงกระบวนงานนี้

3. วัตถุประสงค์

1) เพื่อปรับปรุงกระบวนงานขั้นตอนระบบการติดตามการดำเนินงานโครงการบริการวิชาการ

2) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพระบบการติดตามการดำเนินงานโครงการบริการวิชาการ

3) เพื่อให้พัฒนาระบบการรายงานผลการติดตามให้เกิดสะดวกและรวดเร็วได้ดียิ่งขึ้น

 4.วิธีการดำเนินงาน

1) ศึกษา วิเคราะห์ปัญหา และออกแบบระบบการติดตาม

2) ออกแบบระบบโดยนำ Google App มาประยุกต์ใช้ เช่น Google Sheet, Google Drive, Google Doc เป็นต้น 

3) ทดสอบระบบและปรับปรุงระบบที่พัฒนาขึ้นมา

4) ประเมินผลความพึงพอใจของระบบโดยใช้แบบสอบถาม

5) สรุปผลการดำเนินงาน

4.1 ทฤษฎีหรือกรอบแนวความคิด (Conceptual Framework)

Google Apps คือ แอปพลิเคชันที่ถูกพัฒนาขึ้นมาโดย Google เพื่อให้บริการทางด้านการบริหารจัดการภายในองค์กร ซึ่งได้มีการรวมแอปพลิเคชัน ต่างๆ ที่ถือว่ามีความจำเป็นต่อองค์กรในปัจจุบันอัน ได้แก่

1) Gmail เป็นการให้บริการอีเมล์ของ Google ถูกพัฒนาขึ้นมาเมื่อปี ค.ศ.2006โดยในช่วงแรกของการเปิดให้บริการจะให้บริการเฉพาะบางกลุ่มเท่านั้น ยังไม่มีการเปิดให้บริการฟรีเหมือนกับในปัจจุบัน และให้พื้นที่การใช้งานที่มาก โดย Gmail รองรับการใช้งานทั้ง POP3และ IMP สามารถทำงานได้ทั้งบนเว็บไซต์ http://gmail.com และบนเครื่อง PC โดยใช้โปรแกรม Mail Client

2) Google Calendar เป็นโปรแกรม Calendar ออนไลน์ทำงานบนเว็บไซต์โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างตารางงาน หรือตารางนัดหมายงานของตัวเองได้

3) Google Docs นั้นเป็นที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน Google Docs เป็นการนำโปรแกรมประเภท Word Processing และ Spreadsheet ไปไว้บนเว็บไซต์ ผู้ใช้งานสามารถสร้างเอกสาร Word หรือ Excel เหมือนกับโปรแกรม Word และ Excel ของ Microsoft ได้ นอกจากนั้นยังสามารถExport ให้เป็นไฟล์ PDF ได้อีกด้วย โดยไฟล์เอกสารต่างๆที่เราสร้างขึ้นจะถูกเก็บไว้ที่เว็บไซต์ของ Google

         สำหรับระบบติดตามโครงการบริการวิชาการ จะต่อยอดจากเว็บไซต์ระบบติดตามการเบิกจ่ายโครงการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม โดยนำมาเชื่อมโยงในลิงค์ของ Google Drive เพื่อให้หัวหน้าโครงการได้ส่งข้อมูลผ่านระบบดังกล่าว ซึ่งมีกระบวนขั้นตอน ดังนี้

รูปที่ 1 ขั้นตอนระบบการติดตามโครงการบริการวิชาการ

5.ผลการดำเนินงาน

ระบบติดตามโครงการบริการวิชาการผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต จะทำการต่อยอดจากเว็บไซต์ระบบติดตามการเบิกจ่ายโครงการวิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมที่มีอยู่ โดยการนำมาเชื่อมโยงในลิงค์ของ Google Drive เพื่อให้หัวหน้าโครงการได้ส่งข้อมูลผ่านระบบดังกล่าว เมื่อได้ทดลองนำระบบดังกล่าวในการใช้งานกับโครงการบริการวิชาการจากแหล่งทุนภายนอก ประจำปีงบประมาณ 2565 และได้ทำการประเมินความพึงพอใจของหัวหน้าโครงการบริการวิชาการทั้งหมด พบว่า ความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบของระบบ มีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.19 และความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของระบบ มีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.13 จากคะแนนเต็ม 5

รูปที่ 2 ระบบติดตามโครงการบริการวิชาการผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

รูปที่ 3 ผลประเมินความพึงพอใจของระบบ

สำหรับผลประเมินความพึงพอใจของระบบ จะแบ่งเป็น 2ด้าน กล่าวคือ 1) ความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบของระบบ และ 2)ความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของระบบซึ่งในแต่ละด้านจะมีหัวข้อย่อยด้านละ 4หัวข้อ ซึ่งมีผลการประเมินในแต่ละหัวข้อตาม ตารางที่ 1 และ 2

6.สรุป

1)ความพึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบของระบบมีค่าเฉลี่ยเท่ากับ  4.19จากคะแนนเต็ม 5  อยู่ในระดับดี และ ความพึงพอใจด้านประสิทธิภาพของระบบ  มีค่าเฉลี่ยเท่ากับ  4.13จากคะแนนเต็ม 5  อยู่ในระดับดี จากผลการประเมินจะเห็นว่า แสดงให้เห็นว่า ทั้งสองส่วนมีค่าใกล้เคียงกัน และมีข้อมูลโดยส่วนใหญ่มีทิศทางเดียวกัน จึงพิจารณาเห็นว่าระบบดังกล่าวเป็นแนวทางในเบื้องต้นสำหรับการติดตามผลการดำเนินโครงการบริการวิชาการ และนำไปประยุกต์ในโครงการฯในรูปแบบอื่นๆ

2) เมื่อพิจารณาจากตัวชี้วัด คือ การดำเนินงานโครงการตามสัญญา พบว่า โครงการบริการวิชาการ ทั้งหมด  6 โครงการ มีการเบิกจ่ายเงินงวดเป็นตามสัญญา 6 โครงการ คิดเป็นร้อยละ 100 และมี 3 โครงการที่ปิดการดำเนินงานตามสัญญาแล้ว

3) ข้อเสนอแนะในการพัฒนา คือ ระบบนี้ยังไม่สามารถแสดงข้อมูลที่เป็นผลรวมของตัวเลขในฐานข้อมูลได้ แต่สามารถหาค่าได้ โดยการแสดงผลในรูป Excel แล้วหาค่ารวมจากแนวทางดังกล่าว ดังนั้นควรพัฒนาระบบให้สามารถแสดงการรายงานผลในรูปร้อยละ หรือ แสดงผลในลักษณะกราฟได้ จะช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

7. ความสามารถในการผลงานไปใช้ประโยชน์หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact)

ใช้เป็นแนวทางในการประยุกต์เพื่อติดตามงานในลักษณะอื่นๆที่เป็นรูปแบบโครงการ ในการรายงานผลเป็นรายไตรมาส ซึ่งสามารถปรับนำไปใช้กับหน่วยงานอื่นๆได้

 ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ